Українські компанії дедалі активніше інвестують у цифрові технології, розраховуючи скоротити витрати та підвищити продуктивність. Проте придбання програмного забезпечення ще не гарантує ефективнішої роботи, особливо коли бізнес прагне зростати в умовах кадрового дефіциту. Де компанії припускаються помилок і як перетворити технологічні інвестиції на реальну економію ресурсів, пояснив Володимир Новіков, CPO Medoc ТТН, під час виступу «Цифрова енергія бізнесу: як технології Linkos Group допомагають автоматизувати процеси, керувати даними та масштабуватися» на бізнес-бранчі «Енергія бізнесу: стійкість і розвиток», організованому «ПЕРШИЙ БІЗНЕСОВИЙ | BIZ» у ресторані «Веранді на Дніпрі».
Кадровий дефіцит змушує бізнес переглядати організацію роботи
Пандемія COVID-19 прискорила перехід українських компаній на електронний документообіг і дистанційну взаємодію. Після початку повномасштабного вторгнення потреба в цифрових рішеннях посилилася через порушення звичних процесів і нестачу працівників. За таких обставин бізнесу доводиться оцінювати, які операції можна передати програмному забезпеченню, щоб збільшувати обсяги діяльності силами наявної команди.
За дослідженням Центру економічної стратегії, проведеним серед 556 підприємств малого та середнього бізнесу у травні–червні 2026 року, протягом попередніх 12 місяців 30% опитаних компаній впроваджували заходи з цифровізації, 21% — автоматизації, а 33% займалися навчанням працівників. Ці підходи можуть поєднуватися, проте мають різний вплив на організацію роботи.
Володимир Новіков звернув увагу на принципову відмінність між використанням цифрових інструментів та автоматичним виконанням операцій. Наприклад, після встановлення CRM менеджер може продовжувати самостійно переносити дані клієнтів, створювати документи й контролювати кожен етап замовлення. Інформація вже зберігається в цифровій системі, але обсяг ручної роботи майже не змінюється.
Автоматизація починається тоді, коли програма самостійно виконує повторювані операції за встановленими правилами, а працівник перевіряє результат і втручається за потреби. Саме від кількості таких операцій залежить, скільки робочого часу компанія зможе вивільнити для обслуговування клієнтів, управління та розвитку.
Мільйони документів на місяць: що змінює інтеграція систем
Обробка документів добре показує економічний ефект автоматизації. Рахунки, акти, накладні та договори потрібно створювати, погоджувати, підписувати й передавати контрагентам. Коли ці дії виконуються вручну, збільшення кількості замовлень означає додаткове навантаження на адміністративних працівників. Впровадження електронного документообігу скорочує роботу з паперами, але найбільший ефект можливий тоді, коли документи автоматично формуються на основі даних внутрішньої системи компанії.
Практичний приклад Новіков навів із досвіду великого фармацевтичного холдингу. За його словами, підприємство щомісяця надсилає понад мільйон документів. Раніше їх підготовкою, друком, підписанням, відправленням та перевіркою займався окремий підрозділ з 20 працівників. Після інтеграції електронного документообігу з ERP-системою більшість цих операцій почала виконуватися автоматично. Менеджерам залишилося контролювати статус документів і перевіряти їхнє підписання у випадках, які потребують уваги.
Для малого бізнесу аналогічний принцип може працювати на значно менших обсягах. Автоматичне формування рахунку після підтвердження замовлення або передавання даних між обліковою системою та сервісом документообігу зменшує час на адміністративні операції. Економічна доцільність залежить від кількості документів, витрат на інтеграцію та того, скільки роботи компанія справді може автоматизувати.
Електронні накладні: як змінюється управління логістикою
Схожа проблема виникає під час організації перевезень, коли одну операцію потрібно відобразити в документах кількох учасників: відправника, перевізника та отримувача. Якщо кожен етап супроводжується ручним заповненням і передаванням інформації, зростає навантаження на працівників та ризик помилок.
Одним із напрямів цифровізації логістики Володимир Новіков назвав електронні товарно-транспортні накладні (е-ТТН). Вони дозволяють організувати оформлення та обмін документами в цифровому середовищі. Подальша інтеграція з обліковими системами може зменшувати потребу повторно вводити дані про перевезення й спрощувати контроль за документами.
Для компаній із великою кількістю постачань практичне значення має узгодженість усіх етапів роботи. Якщо дані про замовлення, відвантаження та перевезення передаються між системами автоматично, працівники витрачають менше часу на повторне оформлення інформації. Проте результат залежить від готовності контрагентів працювати в такій моделі та від технічної інтеграції систем.
Штучний інтелект в ERP: чому технології потребують підготовлених процесів
Нові можливості автоматизації пов’язані з розвитком ERP-систем, які об’єднують фінанси, облік, документообіг та інші операції компанії. Вбудовані інструменти штучного інтелекту можуть допомагати аналізувати інформацію, розпізнавати документи та налаштовувати окремі процеси. А технології low-code дозволяють створювати або змінювати частину робочих сценаріїв із мінімальним програмуванням.
Новіков розглянув такі можливості на прикладі технологічних рішень Linkos Group. За його словами, компанії можуть використовувати хмарні або локальні моделі штучного інтелекту залежно від характеру завдань і вимог до обробки інформації. Цей вибір має значення для бізнесу, який працює з фінансовими показниками, персональними даними клієнтів та комерційною таємницею. Передавання такої інформації зовнішнім сервісам потребує оцінки ризиків і належного захисту.
Проте впровадження ШІ саме по собі не усуває недоліки в організації роботи. Якщо працівники використовують різні формати документів, дублюють інформацію або не мають чітко визначеної відповідальності за операції, автоматизація може перенести ці проблеми в нову систему. Тому Новіков рекомендує починати з аналізу бізнес-процесів: визначити, які завдання повторюються найчастіше, скільки часу вони займають і як змінюватиметься навантаження зі зростанням компанії. Наступний крок: описати послідовність виконання операцій, відповідальних працівників та умови, за яких система може діяти автоматично. Лише після цього можна обґрунтовано обирати програмне забезпечення й оцінювати очікуваний результат. При цьому варто враховувати витрати на налаштування, інтеграцію та навчання команди, адже використання нових технологій потребує відповідних навичок.
Ефективність цифрової трансформації зрештою визначається змінами в роботі підприємства. Якщо збільшення продажів щоразу змушує наймати додаткових працівників для обробки документів і даних, компанія зберігає залежність між обсягом операцій та адміністративними витратами. Автоматизація дозволяє поступово послаблювати цю залежність, але її результат потрібно оцінювати за зекономленим часом, вартістю обробки операцій та продуктивністю працівників.
Підписуйтесь на Перший Бізнесовий в Telegram і Facebook і читайте найважливіші і найсвіжіші новини першими!
Стрічка новин 
