Український бізнес поступово відмовляється від паперових документів і переходить до цифрових процесів. Одним із ключових етапів цієї трансформації стає впровадження електронних товарно-транспортних накладних – е-ТТН.
Електронний формат дозволяє компаніям швидше обмінюватися документами, зменшувати операційні витрати, автоматизувати логістичні процеси та уникати проблем, пов’язаних із втратою або пошкодженням паперових накладних.
Бізнес-видання «ПЕРШИЙ БІЗНЕСОВИЙ | BIZ» поговорило з Володимиром Новіковим, директором із продукту Medoc ТТН, про те, як працює електронна ТТН, скільки бізнес може заощадити завдяки цифровізації логістики, кому підходить рішення Medoc ТТН та чому компаніям варто починати перехід уже зараз.
Що таке електронна ТТН і яку проблему вона вирішує для бізнесу?
Якщо пояснювати просто, електронна товарно-транспортна накладна – це можливість для бізнесу нарешті відмовитися від паперових ТТН і повністю перейти в цифрову площину.
Компанії більше не потрібно друкувати документи, передавати їх між учасниками перевезення, чекати на підписи або відновлювати накладні, які могли загубитися чи пошкодитися в дорозі.
Е-ТТН забезпечує швидкий обмін документами та практично миттєву взаємодію між усіма учасниками перевезення. Відправник, перевізник, водій і вантажоодержувач працюють з одним електронним документом, бачать його актуальний статус та можуть погоджувати необхідні дії в єдиному цифровому середовищі.
Першочергова мета впровадження електронної ТТН – це повна відмова від паперу та переведення логістичного документообігу в цифровий формат.
На якому етапі зараз перебуває впровадження електронних ТТН в Україні?
Система електронних товарно-транспортних накладних належить державі. Саме держава визначає правила роботи та вимоги до провайдерів, які хочуть підключитися до цієї системи й надавати відповідні послуги бізнесу.
На цьому етапі система перебуває на фінальній стадії доопрацювання. Йдеться про можливість забезпечити для бізнесу повний цикл роботи з е-ТТН та всіма супровідними документами.
Перевезення – це не лише створення накладної та її підписання. У дорозі можуть виникати різні ситуації: змінюється пункт доставки, вантаж можуть перевантажити на інший транспорт, частина товару може бути пошкоджена або не прийнята отримувачем.
Усі ці зміни мають бути правильно зафіксовані в межах бізнес-процесу. Для цього передбачені відповідні електронні акти. Зараз держава та провайдери працюють над повноцінним впровадженням таких документів.
Ми очікуємо, що система зможе повноцінно працювати як із боку держави, так і з боку провайдерів, зокрема Medoc ТТН
Які основні проблеми бізнесу вирішує електронна ТТН?
Насамперед вона дозволяє відмовитися від складного та об’ємного паперового процесу.
Щоб автомобіль міг виїхати в рейс, у кабіні водія традиційно мають бути декілька паперових примірників ТТН. Вони потрібні різним учасникам перевезення, а після завершення рейсу кожен документ має бути належним чином підписаний і переданий до бухгалтерії.
Це важливо, адже бухгалтерія повинна підтвердити факт надання послуги та обґрунтувати витрачені кошти.
Але під час перевезення з паперовою накладною може статися будь-що. Документ може загубитися, пошкодитися, залишитися на складі, поїхати з іншою машиною або повернутися без необхідного підпису.
Після цього починається тривалий процес відновлення. Потрібно повторно друкувати документи, збирати підписи, передавати їх поштою або іншими каналами. Усе це потребує часу й додаткових витрат.
У випадку електронної ТТН існує єдиний цифровий примірник документа. Він реєструється в системі, його бачать усі учасники перевезення, кожен із них працює з актуальною версією та погоджує її електронним підписом.
Таким чином створюється єдиний цифровий контур взаємодії між усіма сторонами.
Раніше бізнес міг частково обмінюватися електронними документами, але водій усе одно повинен був мати із собою паперову накладну. Формально компанія переходила на цифровий формат, але фактично продовжувала використовувати папір.
Е-ТТН дозволяє повноцінно відмовитися від паперової накладної та працювати виключно в електронному середовищі.
Скільки бізнес витрачає на одну паперову ТТН?
Ми проводили розрахунки вартості паперового документообігу. У середньому обробка документів для одного рейсу обходиться бізнесу приблизно у 80-120 гривень.
В ідеальній ситуації витрати можуть бути меншими: документ надрукували, усі учасники його підписали, він не загубився і вчасно повернувся до бухгалтерії.
Але якщо з документом щось сталося, одразу виникають додаткові витрати. Його потрібно відновити, повторно підписати, надіслати поштою або передати іншим способом.
Одна електронна ТТН у нашій системі може коштувати близько 6 гривень. Тобто бізнес отримує можливість не лише прискорити процес, а й суттєво зменшити прямі операційні витрати. У Medoc ТТН діє спеціальна пропозиція: до 1 листопада 2026 року вартість однієї е-ТТН становить 6 грн з ПДВ. Документ оплачує вантажовідправник одним платежем, а перевізник і вантажоодержувач підписують та опрацьовують його без окремої оплати.
Для кого створений продукт Medoc ТТН?
Коли ми починали розробляти продукт, то намагалися сформувати портрет його потенційного користувача. Але згодом зрозуміли, що ним може бути практично будь-який учасник перевезення.
Це малий, середній і великий бізнес, логістичні компанії, вантажовідправники, вантажоодержувачі, перевізники та водії.
Серед користувачів також можуть бути люди, які раніше взагалі не працювали з електронними документами. Саме тому ми створили комплекс рішень для різних категорій клієнтів.
Перший варіант – простий вебкабінет. Користувач реєструє обліковий запис, додає підприємство й може створювати е-ТТН, обмінюватися ними з контрагентами, переглядати інформацію та стежити за статусом документів.
Для водіїв ми створили мобільний застосунок, доступний для iOS та Android. Водій встановлює його на телефон, авторизується, бачить призначені йому ТТН та може працювати з ними в будь-який момент.
Для великих компаній, які прагнуть максимальної автоматизації та не хочуть залучати працівників до ручного створення документів, ми пропонуємо інтеграційне рішення.
Його можна впровадити в облікову, бухгалтерську, складську, логістичну або ERP-систему підприємства. Після цього документи формуються й передаються автоматично.
Таким чином ми покриваємо потреби всіх учасників. Невеликі компанії можуть працювати через вебкабінет, водії – через мобільний застосунок, а великий бізнес може повністю інтегрувати електронну ТТН у власні внутрішні системи.
Як виглядає процес підключення до Medoc ТТН?
Компанія може зареєструватися у нашому вебсервісі та одразу отримати 120 безкоштовних документів.
Це дає можливість протестувати систему, створити перші ТТН, обмінятися документами з контрагентами та зрозуміти, наскільки продукт відповідає потребам бізнесу.
Якщо виникають запитання, у нас працює команда підтримки, яка допоможе розібратися з функціоналом і пояснить, як правильно організувати роботу.
Подальший формат залежить від кількості перевезень і масштабів компанії.
Наприклад, якщо підприємство має десять перевезень на місяць, йому може бути достатньо вебінтерфейсу. Користувач самостійно створює документи, підписує їх та контролює статуси.
Якщо компанія має десять тисяч перевезень на місяць, ручна робота вже потребуватиме значних ресурсів. У такому випадку доцільніше інтегрувати рішення у внутрішню систему.
Тоді працівник залучається мінімально. Більшість операцій виконується автоматично, а людині потрібно лише перевірити документ і підписати його електронним підписом на фінальному етапі.
У результаті бізнес може отримати до 98% автоматизації процесу роботи з ТТН. Працівники звільняють час і можуть займатися більш продуктивними завданнями замість ручного заповнення документів.
Як синхронізується робота різних департаментів і програм?
У випадку електронної ТТН система працює цілісно. Вона є спільною для всіх учасників обміну документами.
Навіть якщо компанія використовує інтеграцію, а бухгалтерія не хоче працювати безпосередньо у внутрішній ERP-системі, вона може заходити до вебкабінету й бачити всю необхідну інформацію.
Там відображаються всі ТТН, їхні актуальні статуси, етапи перевезення та дії учасників.
Можливий і зворотний сценарій. Наприклад, клієнт хоче, щоб його облікова, складська або бухгалтерська система автоматично генерувала електронні ТТН, але працівники на складах продовжували працювати через вебкабінет.
У такому випадку внутрішня система клієнта створює документи та автоматично передає їх до нашого сервісу. Далі користувачі на точках відправлення або приймання заходять у вебкабінет, перевіряють інформацію, погоджують чи підписують документи.
Уся інформація синхронізується, тому всі учасники бачать єдину картину.
Над чим команда Medoc ТТН працює зараз?
Наразі ми зосереджені на подальшому покращенні системи, щоб бізнес міг працювати з продуктом ще простіше та зручніше.
Одне з важливих завдань – надати користувачам можливість обмінятися ТТН і погодити її ще до державної реєстрації.
Це потрібно, щоб кожен учасник перевезення міг заздалегідь ознайомитися з документом, перевірити правильність інформації та повідомити про можливі неточності.
Наприклад, відправник випадково вказав неправильну адресу доставки. Якщо помилку помічають лише після прибуття автомобіля, потрібно створювати додаткові акти, коригувати інформацію та витрачати час.
Якщо всі учасники попередньо ознайомилися з документом і погодили його, на державну реєстрацію надходить уже правильна електронна ТТН.
Це дозволяє уникати помилок і забезпечує максимально комфортний сценарій перевезення.
Чи супроводжуєте ви клієнтів після підключення?
Звичайно. Ми працюємо з клієнтом із самого початку й не залишаємо його сам на сам із проблемами.
Для користувачів працює лінія підтримки. Якщо виникають запитання щодо функціоналу, фахівці консультують, пояснюють і допомагають розв’язати проблему.
Якщо клієнт переходить до масштабного інтеграційного проєкту, ми формуємо окрему проєктну команду.
До неї можуть входити розробники, бізнес-аналітики та персональний менеджер. Вони допомагають компанії повноцінно впровадити електронну ТТН у внутрішні бізнес-процеси.
Якщо виникають питання, що виходять за межі нашої компетенції або потребують офіційного роз’яснення, ми передаємо їх представникам держави.
Після отримання відповіді ми не лише повідомляємо її конкретному клієнту, а й намагаємося поширити корисну інформацію серед інших користувачів.
Адже якщо з певною ситуацією зіткнулася одна компанія, висока ймовірність, що аналогічне питання виникне й у інших учасників ринку.
Який досвід ви отримали під час перших упроваджень?
Перші проєкти дали нам дуже цінний практичний досвід, яким ми тепер можемо ділитися з іншими клієнтами.
Наприклад, компанія може мати десять різних типів перевезень і хотіти розпочати цифровізацію з найскладнішого та наймасштабнішого процесу.
Але складний процес часто потребує значно більше ресурсів, має багато винятків і прихованих нюансів. Через це впровадження може затягуватися, а команда, втрачати мотивацію.
На основі отриманого досвіду ми сформували певну послідовність переходу на електронну ТТН. На нашому сайті опублікований гайд, у якому описані десять основних кроків цифровізації.
Ми рекомендуємо спочатку проаналізувати, як перевезення працюють на папері. Потім потрібно визначити найпростіший і найбільш зрозумілий процес без великої кількості винятків.
Саме з нього варто почати. Компанія цифровізує перший процес, отримує позитивний досвід, а потім поступово переходить до складніших сценаріїв.
Так можна послідовно охопити всі види перевезень і бізнес-операцій компанії, не перевантажуючи команду на початковому етапі.
Скільки часу дозволяє заощадити електронна ТТН?
Ми вже почали проводити відповідні дослідження. За нашими спостереженнями, економія часу може становити приблизно 75–80%.
Працівнику більше не потрібно друкувати документи, шукати людину, яка має їх підписати, передавати папери між офісом і складом або контролювати їх повернення.
Часто бекофіс, склад і підписанти перебувають у різних місцях. Один працівник створює документ, інший повинен його роздрукувати, а відповідальна за підпис людина може бути відсутня або перебувати у відрядженні.
З електронною ТТН таких проблем немає. Документ можна підписати з будь-якої точки світу, якщо користувач має доступ до інтернету та електронний підпис.
Система також може нагадати, що є документ, який потребує уваги. Людина відкриває його, перевіряє інформацію та підписує.
Економія часу працівника означає, що він може займатися кориснішими завданнями, а не ручним заповненням накладних, пошуком паперів чи телефонними дзвінками контрагентам.
Який економічний ефект може отримати бізнес?
Економічний ефект потрібно розраховувати окремо для кожної компанії, адже він залежить від кількості перевезень, внутрішніх процесів та вартості роботи працівників.
У нас є клієнти, які здійснюють близько 30 тисяч перевезень на місяць. Для них економічний ефект може становити приблизно 1,2-1,5 млн гривень щомісяця.
Є компанії зі ста перевезеннями на місяць. У такому випадку економія може бути на рівні десяти тисяч гривень.
У середньому ми бачимо потенціал економії близько 80% коштів і приблизно такий самий показник економії робочого часу.
При цьому потрібно враховувати не лише витрати на друк паперу.
Є час працівників, витрати на повторне надсилання документів, відновлення загублених накладних, комунікацію з контрагентами та затримки в бухгалтерському обліку.
Після завершення перевезення бухгалтерія повинна мати підтвердження наданої послуги. Якщо паперова ТТН загубилася, починається пошук документа.
Електронна накладна завжди доступна онлайн. Її не можна випадково залишити на складі, пошкодити в автомобілі чи відправити з іншою машиною.
Чому варто обрати саме Medoc ТТН?
Перша причина – зараз найкращий час для переходу на електронні ТТН. Не потрібно чекати моменту, коли вони стануть обов’язковими.
Що раніше компанія розпочне впровадження, то швидше вона отримає переваги та почне заощаджувати.
Друга причина – ми максимально відкриті до клієнтів. Команда адаптує продукт до реальних потреб бізнесу, забезпечує безкоштовний старт і допомагає на всіх етапах переходу.
Третя причина – наша експертиза. Ми вже п’ять років працюємо в цьому проєкті, розуміємо його особливості та знаємо основні труднощі, з якими може зіткнутися компанія.
Ми допомагаємо пройти процес переходу більш прогнозовано й уникнути помилок, які можуть затримати впровадження.
Чому логістичному бізнесу не варто боятися цифровізації?
Раніше головним фактором, який зупиняв бізнес, була невизначеність щодо правового статусу електронної ТТН.
Компанії запитували, що робити водієві під час перевірки в дорозі, якщо в нього немає паперової накладної. Через це бізнес не міг повністю відмовитися від паперу та не отримував повноцінного економічного ефекту.
Зараз електронна ТТН переходить у правову площину. Бізнес може повноцінно використовувати цифровий документ і готуватися до подальшого розвитку державної системи.
Тому компаніям варто думати про майбутнє й починати перехід уже зараз, щоб згодом не впроваджувати все поспіхом.
Хто першим переходить на електронну ТТН, той отримує конкурентну перевагу.
Схожу ситуацію ми вже бачили з класичним електронним документообігом. Сьогодні, коли один партнер пропонує підписати документи онлайн, а інший наполягає виключно на папері, бізнес частіше обирає того, з ким швидше й простіше працювати.
Так само буде і в логістиці. Компанії, які останніми залишаться на паперовому документообігу, ризикують втрачати час, гроші та партнерів.
До того ж логістичний бізнес уже не настільки консервативний, як раніше. Галузь активно використовує цифрові рішення, автоматизацію та інструменти штучного інтелекту.
Як розвиватиметься електронна ТТН в Україні?
Система буде постійно рухатися вперед.
Нинішній функціонал покриває класичні перевезення та роботу зі стандартною товарно-транспортною накладною.
Наступний крок держави – цифровізація спеціалізованих форм ТТН.
Окремі види бізнесу потребують документів зі спеціальними полями та додатковими вимогами. Це стосується, зокрема, перевезення алкогольної продукції, пального та інших регульованих категорій товарів.
Держава планує поступово охопити й ці форми.
Зараз головне завдання – забезпечити повноцінну роботу класичної електронної ТТН та всіх супровідних актів. Після цього система зможе перейти до спеціалізованих документів і поступово охопити практично всі види вантажних перевезень в Україні.
Яке головне запитання бізнес має поставити собі сьогодні?
На мою думку, головне запитання звучить так: чи варто вже зараз починати впровадження електронної ТТН?
Моя відповідь – однозначно так.
Саме зараз компанії мають можливість переходити поступово, без поспіху та надмірного навантаження на команду.
Є час ознайомитися із системою, протестувати продукт, проаналізувати власні бізнес-процеси, підготувати працівників і зробити перші кроки.
Коли електронна ТТН стане стандартом ринку, компанії, які почали підготовку раніше, вже матимуть налаштовані процеси й необхідний досвід.
Це дозволить перейти від паперу до цифри максимально комфортно та з мінімальними ризиками.
Підписуйтесь на Перший Бізнесовий в Telegram і Facebook і читайте найважливіші і найсвіжіші новини першими!
Стрічка новин 
