Украинский бизнес постепенно отказывается от бумажных документов и переходит в цифровые процессы. Одним из ключевых этапов этой трансформации становится внедрение электронных товарно-транспортных накладных – е-ТТН.
Электронный формат позволяет компаниям быстрее обмениваться документами, уменьшать операционные расходы, автоматизировать логистические процессы и избежать проблем, связанных с потерей или повреждением бумажных накладных.
Бизнес-издание «ПЕРВЫЙ БИЗНЕСНЫЙ | BIZ» поговорило с Владимиром Новиковым, директором по продукту Medoc ТТН, о том, как работает электронная ТТН, сколько бизнес может сэкономить благодаря цифровизации логистики, кому подходит решение Medoc ТТН и почему компаниям следует начинать переход уже сейчас.
Что такое электронная ТТН и какую проблему решает для бизнеса?
Если объяснять просто, электронная товарно-транспортная накладная – это возможность для бизнеса наконец-то отказаться от бумажных ТТН и полностью перейти в цифровую плоскость.
Компании больше не нужно печатать документы, передавать их между участниками перевозки, ждать подписи или восстанавливать накладные, которые могли потеряться или повредиться в пути.
Е-ТТН обеспечивает быстрый обмен документами и практически мгновенное взаимодействие между участниками перевозки. Отправитель, перевозчик, водитель и грузополучатель работают с одним электронным документом, видят его актуальный статус и могут согласовывать необходимые действия в единой цифровой среде.
Первоочередная цель внедрения электронной ТТН – это полный отказ от бумаги и перевод логистического документооборота в цифровой формат.
На каком этапе сейчас внедрение электронных ТТН в Украине?
Система электронных товарно-транспортных накладных принадлежит государству. Именно государство определяет правила работы и требования к провайдерам, желающим подключиться к этой системе и предоставлять соответствующие услуги бизнесу.
На этом этапе система находится на финальной стадии доработки. Речь идет о возможности обеспечить для бизнеса полный цикл работы с е-ТТН и всеми сопроводительными документами.
Перевозка – это не только создание накладной и ее подписание. В пути могут возникать разные ситуации: меняется пункт доставки, груз могут перегрузить на другой транспорт, часть товара может быть повреждена или не принята получателем.
Все эти изменения должны быть правильно зафиксированы в бизнес-процессе. Для этого предусмотрены соответствующие электронные акты. Сейчас государство и провайдеры работают над полноценным использованием таких документов.
Мы ожидаем, что система сможет полноценно работать как со стороны государства, так и со стороны провайдеров, в частности, Medoc ТТН
Какие основные проблемы бизнеса решает электронная ТТН?
В первую очередь, она позволяет отказаться от сложного и объемного бумажного процесса.
Чтобы автомобиль мог выехать в рейс, в кабине водителя традиционно должно быть несколько бумажных экземпляров ТТН. Они нужны разным участникам перевозки, а по завершении рейса каждый документ должен быть должным образом подписан и передан в бухгалтерию.
Это важно, ведь бухгалтерия должна подтвердить факт предоставления услуги и обосновать израсходованные средства.
Но при перевозке с бумажной накладной может произойти что угодно. Документ может потеряться, повредиться, остаться на складе, уехать с другой машиной или вернуться без подписи.
После этого начинается длительный процесс обновления. Необходимо повторно печатать документы, собирать подписи, передавать их по почте или другим каналам. Все это требует времени и дополнительных затрат.
В случае электронной ТТН существует единственный цифровой экземпляр документа. Он регистрируется в системе, его видят все участники перевозки, каждый работает с актуальной версией и согласовывает ее электронной подписью.
Таким образом, создается единый цифровой контур взаимодействия между всеми сторонами.
Раньше бизнес мог частично обмениваться электронными документами, но водитель все равно должен был иметь бумажную накладную. Формально компания переходила на цифровой формат, но фактически продолжала использовать бумагу.
Е-ТТН позволяет полноценно отказаться от бумажной накладной и работать исключительно в электронной среде.
Сколько бизнес тратит на одну бумажную ТТН?
Мы производили расчеты стоимости бумажного документооборота. В среднем обработка документов для одного рейса обходится бизнесу примерно в 80-120 гривен.
В идеальной ситуации расходы могут быть меньше: документ напечатали, все участники его подписали, он не потерялся и вовремя вернулся в бухгалтерию.
Но если с документом что-то произошло, то сразу возникают дополнительные расходы. Его необходимо восстановить, повторно подписать, отправить по почте или передать другим способом.
Одна электронная ТТН в нашей системе может стоить около 6 гривен. То есть бизнес получает возможность не только ускорить процесс, но и существенно снизить прямые операционные расходы. В Medoc ТТН действует специальное предложение: до 1 ноября 2026 стоимость одной е-ТТН составляет 6 грн с НДС. Документ оплачивает грузоотправитель одним платежом, а перевозчик и грузополучатель подписывают и обрабатывают без отдельной оплаты.
Для кого создан продукт Medoc ТТН?
Когда мы начинали разрабатывать продукт, мы пытались сформировать портрет его потенциального пользователя. Но потом поняли, что им может быть практически любой участник перевозки.
Это малый, средний и крупный бизнес, логистические компании, грузоотправители, грузополучатели, перевозчики и водители.
Среди пользователей также могут быть люди, ранее вообще не работавшие с электронными документами. Именно поэтому мы создали комплекс решений для разных категорий клиентов.
Первый вариант – простой вебкабинет. Пользователь регистрирует аккаунт, добавляет предприятие и может создавать е-ТТН, обмениваться ими с контрагентами, просматривать информацию и следить за статусом документов.
Для водителей мы создали мобильное приложение, доступное для iOS и Android. Водитель устанавливает его на телефон, авторизируется, видит предназначенные ему ТТН и может работать с ними в любой момент.
Для крупных компаний, стремящихся к максимальной автоматизации и не желающих привлекать работников к ручному созданию документов, мы предлагаем интеграционное решение.
Его можно внедрить в учетную, бухгалтерскую, складскую, логистическую или ERP-систему предприятия. После этого документы формируются и передаются автоматически.
Таким образом, мы покрываем потребности всех участников. Небольшие компании могут работать через вебкабинет, водители – через мобильное приложение, а крупный бизнес может полностью интегрировать электронную ТТН в собственные внутренние системы.
Как выглядит процесс подключения к Medoc ТТН?
Компания может зарегистрироваться в нашем вебсервисе и получить 120 бесплатных документов.
Это позволяет протестировать систему, создать первые ТТН, обменяться документами с контрагентами и понять, насколько продукт отвечает потребностям бизнеса.
Если возникают вопросы, у нас работает команда поддержки, которая поможет разобраться с функционалом и объяснит, как правильно организовать работу.
Последующий формат зависит от количества перевозок и масштабов компании.
Например, если у предприятия есть десять перевозок в месяц, ему может быть достаточно вебинтерфейса. Пользователь самостоятельно создает документы, подписывает их и контролирует статусы.
Если у компании есть десять тысяч перевозок в месяц, ручная работа уже потребует значительных ресурсов. В таком случае целесообразнее интегрировать решения во внутреннюю систему.
Тогда работник привлекается минимально. Большинство операций выполняются автоматически, а человеку нужно только проверить документ и подписать его электронной подписью на финальном этапе.
В результате бизнес может получить до 98% автоматизации процесса работы с ТТН. Работники увольняют время и могут заниматься более продуктивными задачами вместо ручного заполнения документов.
Как синхронизируется работа разных департаментов и программ?
В случае электронной ТТН система работает цельно. Она общая для всех участников обмена документами.
Даже если компания использует интеграцию, а бухгалтерия не хочет работать непосредственно во внутренней ERP-системе, она может заходить в веб-кабинет и видеть всю необходимую информацию.
Там отображаются все ТТН, актуальные статусы, этапы перевозки и действия участников.
Возможен и обратный сценарий. К примеру, клиент хочет, чтобы его учетная, складская или бухгалтерская система автоматически генерировала электронные ТТН, но работники на складах продолжали работать через вебкабинет.
В этом случае внутренняя система клиента создает документы и автоматически передает их в наш сервис. Далее пользователи на точках отправки или приемки заходят в веб-кабинет, проверяют информацию, согласовывают или подписывают документы.
Вся информация синхронизируется, потому все участники видят единую картину.
Над чем команда Medoc ТТН работает сейчас?
Мы сосредоточены на дальнейшем улучшении системы, чтобы бизнес мог работать с продуктом еще проще и удобнее.
Одна из важных задач – предоставить пользователям возможность обменяться ТТН и согласовать ее еще до государственной регистрации.
Это необходимо, чтобы каждый участник перевозки мог заранее ознакомиться с документом, проверить правильность информации и сообщить о возможных неточностях.
К примеру, отправитель случайно указал неправильный адрес доставки. Если ошибку замечают только по прибытии автомобиля, нужно создавать дополнительные акты, корректировать информацию и тратить время.
Если все участники предварительно ознакомились с документом и согласовали его, на государственную регистрацию поступает правильная электронная ТТН.
Это позволяет избежать ошибок и обеспечивает максимально комфортный сценарий перевозки.
Вы сопровождаете клиентов после подключения?
Конечно. Мы работаем с клиентом с самого начала и не оставляем его один на один с проблемами.
Для пользователей работает линия поддержки. Если возникают вопросы функционала, специалисты консультируют, объясняют и помогают решить проблему.
Если клиент переходит в масштабный интеграционный проект, мы формируем отдельную проектную команду.
В нее могут входить разработчики, бизнес-аналитики и персональный менеджер. Они помогают компании полноценно внедрить электронную ТТН во внутренние бизнес-процессы.
Если возникают вопросы, выходящие за пределы нашей компетенции или требующие официального разъяснения, мы передаем их представителям государства.
После получения ответа мы не только сообщаем конкретному клиенту, но и стараемся распространить полезную информацию среди других пользователей.
Ведь если с определенной ситуацией столкнулась одна компания, высока вероятность, что аналогичный вопрос возникнет и у других участников рынка.
Какой опыт вы получили в ходе первых внедрений?
Первые проекты дали нам очень ценный практический опыт, которым мы можем теперь делиться с другими клиентами.
Например, компания может иметь десять разных типов перевозок и хотеть начать цифровизацию с самого сложного и масштабного процесса.
Но сложный процесс часто требует гораздо больше ресурсов, имеет много исключений и скрытых нюансов. Из-за этого внедрение может затягиваться, а команда терять мотивацию.
На основе приобретенного опыта мы сформировали определенную последовательность перехода на электронную ТТН. На нашем сайте опубликован гайд, в котором описаны десять основных шагов цифровизации.
Мы рекомендуем сначала проанализировать, как перевозки работают на бумаге. Затем нужно определить самый простой и понятный процесс без большого количества исключений.
Именно с него следует начать. Компания цифровизирует первый процесс, получает положительный опыт, а затем постепенно переходит к более сложным сценариям.
Так можно последовательно охватить все виды перевозок и бизнес-операций компании, не перегружая команду на начальном этапе.
Сколько времени позволяет сэкономить электронная ТТН?
Мы уже начали проводить соответствующие исследования. По нашим наблюдениям экономия времени может составлять примерно 75–80%.
Работнику больше не нужно печатать документы, искать человека, который должен их подписать, передавать бумаги между офисом и складом или контролировать их возврат.
Часто бекофис, состав и подписанты находятся в разных местах. Один работник создает документ, другой должен его распечатать, а ответственный за подпись человек может отсутствовать или находиться в командировке.
С электронной ТТН таких проблем нет. Документ можно подписать с любой точки мира, если у пользователя есть доступ к интернету и электронная подпись.
Система также может напомнить, что есть документ, требующий внимания. Человек открывает его, проверяет информацию и подписывает.
Экономия времени работника означает, что он может заниматься более полезными задачами, а не ручным заполнением накладных, поиском бумаг или телефонными звонками контрагентам.
Какой экономический эффект может получить бизнес?
Экономический эффект нужно рассчитывать отдельно для каждой компании, ведь зависит от количества перевозок, внутренних процессов и стоимости работы работников.
У нас есть клиенты, которые совершают около 30 тысяч перевозок в месяц. Для них экономический эффект может составлять примерно 1,2-1,5 млн. гривен ежемесячно.
Есть компании со ста перевозками в месяц. В таком случае экономия может быть на уровне десяти тысяч гривен.
В среднем мы видим потенциал экономии около 80% средств и примерно такой же показатель экономии рабочего времени.
При этом следует учитывать не только затраты на печать бумаги.
Есть время работников, расходы на повторную отправку документов, восстановление потерянных накладных, коммуникацию с контрагентами и задержки в бухгалтерском учете.
После завершения перевозки бухгалтерия должна иметь подтверждение оказанной услуги. Если бумажная ТТН потерялась, начинается поиск документа.
Электронная накладная всегда доступна онлайн. Ее нельзя случайно оставить на складе, повредить в автомобиле или отправить с другой машиной.
Почему следует выбрать именно Medoc ТТН?
Первая причина – сейчас лучшее время для перехода на электронные ТТН. Не нужно ждать момента, когда они станут обязательными.
Чем раньше компания начнет внедрение, тем быстрее она получит преимущества и начнет экономить.
Вторая причина – мы максимально открыты к клиентам. Команда адаптирует продукт к реальным потребностям бизнеса, обеспечивает бесплатный старт и помогает на всех этапах перехода.
Третья причина – наша экспертиза. Мы уже пять лет работаем в этом проекте, понимаем его особенности и знаем основные трудности, с которыми может столкнуться компания.
Мы помогаем пройти процесс перехода более прогнозируемо и уйти от ошибок, которые могут задержать внедрение.
Почему логистическому бизнесу не стоит опасаться цифровизации?
Ранее главным фактором, который останавливал бизнес, была неопределенность правового статуса электронной ТТН.
Компании спрашивали, что делать водителю во время проверки в пути, если у него нет бумажной накладной. Поэтому бизнес не мог полностью отказаться от бумаги и не получал полноценного экономического эффекта.
В настоящее время электронная ТТН переходит в правовую плоскость. Бизнес может полноценно использовать цифровой документ и готовиться к дальнейшему развитию государственной системы.
Поэтому компаниям следует думать о будущем и начинать переход уже сейчас, чтобы впоследствии не внедрять все в спешке.
Кто первым переходит на электронную ТТН, получает конкурентное преимущество.
Похожую ситуацию мы уже видели с классическим электронным документооборотом. Сегодня, когда один партнер предлагает подписать документы онлайн, а другой настаивает исключительно на бумаге, бизнес чаще выбирает того, с кем быстрее и проще работать.
Так же будет и в логистике. Компании, которые последними останутся на бумажном документообороте, рискуют терять время, деньги и партнеров.
К тому же логистический бизнес уже не столь консервативен, как раньше. Отрасль активно использует цифровые решения, автоматизацию и инструменты искусственного интеллекта.
Как будет развиваться электронная ТТН в Украине?
Система будет постоянно двигаться вперед.
Нынешний функционал покрывает классические перевозки и работу со стандартной товарно-транспортной накладной.
Следующий шаг государства – цифровизация специализированных форм ТТН.
Отдельные виды бизнеса нуждаются в документах со специальными полями и дополнительными требованиями. Это касается, в частности, перевозки алкогольной продукции, горючего и других регулируемых категорий товаров.
Государство планирует постепенно охватить эти формы.
Сейчас главная задача – обеспечить полноценную работу классической электронной ТТН и всех сопроводительных актов. После этого система сможет перейти в специализированные документы и постепенно охватить практически все виды грузовых перевозок в Украине.
Какой главный вопрос бизнес должен задать себе сегодня?
На мой взгляд, главный вопрос звучит так: стоит ли уже сейчас начинать внедрение электронной ТТН?
Мой ответ – однозначно да.
Именно сейчас компании могут переходить постепенно, без спешки и чрезмерной нагрузки на команду.
Пора ознакомиться с системой, протестировать продукт, проанализировать собственные бизнес-процессы, подготовить работников и сделать первые шаги.
Когда электронная ТТН станет стандартом рынка, компании, начавшие подготовку раньше, уже будут иметь настроенные процессы и необходимый опыт.
Это позволит перейти от бумаги к цифре максимально комфортно и с минимальными рисками.
Подписывайтесь на Первый Бизнесовий в Telegram и Facebook и читайте самые важные и свежие новости первыми!
Лента новостей 
