Электронный документооборот должен сделать работу бизнеса проще: меньше бумаги, меньше курьеров, меньше времени на рутину. Но на практике компании часто продолжают переплачивать – пользуются несколькими сервисами одновременно, дублируют процессы и тратят ресурсы на обучение сотрудников и контрагентов.
О скрытых затратах ЭДО, о том, почему электронная форма документа еще не означает эффективный документооборот, и о новом вебсервисе, расширяющем экосистему Medoc, «ПЕРВЫЙ БИЗНЕСОВЫЙ | BIZ» побеседовал с Сергеем Кондратюком, CPO продукта Medoc ЭДО.
Medoc ЭДО – новый сервис электронного документооборота от компании Medoc. Он позволяет бизнесу создавать, подписывать, отправлять и получать электронные документы, обмениваться ими с контрагентами и контролирующими органами, отказавшись от бумажных архивов и ручной обработки документов.
Электронный документооборот должен экономить деньги. Почему он иногда сам становится статьей расходов?
Электронный документооборот действительно имел первоочередную задачу — помочь бизнесу отказаться от бумаги. Это означает меньше физических архивов, меньше курьеров и гораздо меньше времени на проработку документов.
Через наши сервисы ежегодно проходит более 100 миллионов документов, поэтому мы видим некоторые закономерности и можем анализировать, как украинский бизнес пользуется ЭДО.
С положительного — в Украине действительно интенсивный электронный документооборот, а уровень цифровизации государства и бизнеса достаточно высок даже по сравнению с отдельными странами Европейского Союза.
В то же время, компании часто не видят, за что именно они переплачивают. Основная проблема состоит в том, что бизнес смотрит только на тариф. Однако тариф – это только вершина айсберга. Основные скрытые затраты содержатся в бизнес-процессах: о том, как построен документооборот внутри компании и как он интегрирован в ежедневную работу сотрудников.
Проблемы начинаются, когда бизнес подстраивается под сервисы и контрагентов, а не настраивает процессы в соответствии с собственными потребностями.
Как возникает ситуация, когда компания пользуется несколькими сервисами ЭДО одновременно?
На рынке представлено множество сервисов электронного документооборота. Проблемой это становится, когда они не работают как единая экосистема.
К примеру, бухгалтер работает в программе Medoc ЭДО, представляет отчетность и взаимодействует с контролирующими органами. В то же время, юристам, менеджерам и другим сотрудникам также нужно обмениваться электронными документами.
Компания начинает подстраиваться под разных контрагентов: один работает в одном сервисе, второй – в другом, третий – еще в каком-то. В результате, бизнес не оптимизирует документооборот, а лишь увеличивает количество систем.
Возникает ситуация, когда документооборот у компании один, но счетов за сервисы несколько. Менеджеры работают в одной системе, бухгалтеры – в другой, юристы – в третьей.
Каждый сервис нуждается не только в оплате. Это также различные сценарии работы, обучение сотрудников, техническая поддержка, консультации контрагентов и дополнительное время для поиска и передачи документов.
Почему тариф не показывает реальную стоимость электронного документооборота?
Лучший выбор для бизнеса – максимально синхронизированные системы, а в идеале единственная экосистема, в которой работают сотрудники компании и ее контрагенты.
В таком случае не нужно экспортировать и импортировать документы, искать их в разных системах или дублировать действия.
Когда электронный документооборот распределен между несколькими сервисами, компания получает двойные или тройные расходы: несколько тарифов, несколько интеграций, разные процессы поддержки и обучения.
Именно эти расходы обычно не отражаются в стоимости тарифного пакета, но могут быть значительно больше самой лицензии.
Компании часто говорят: «У нас все в электронном виде». Почему этого недостаточно?
Электронная форма документа еще не означает, что документооборот построен эффективно.
Часть пользователей электронных сервисов вынуждены печатать документы, чтобы показать их ответственному менеджеру или передать на согласование.
Если компания подстраивается под каждого контрагента, документы хранятся в разных сервисах. Их нужно синхронизировать, переносить в единую базу, искать, прорабатывать и передавать между работниками.
Поэтому документы, рассеянные между разными системами, — это еще не полноценный электронный документооборот. Кроме того, не всем контрагентам требуется отдельный сервис для электронного документооборота. Кое-кого устраивает обмен по электронной почте, других — бумажные документы через почтовых операторов.
В результате бухгалтер или ответственное лицо должно помнить, с кем и в каком сервисе нужно работать. Это создает дополнительную нагрузку и увеличивает риск ошибок.
Каким должен быть эффективный сервис электронного документооборота?
Следует отталкиваться не от количества функций, а от задач бизнеса.
Выигрывать должен не тот сервис, в котором больше возможностей, а тот, который легко интегрируется в процессы компании и имеет низкий порог входа для контрагентов.
Стоимость привлечения контрагента – еще одна скрытая статья расходов. Если для отправки одного документа нужно обучать человека пользоваться новой системой, проводить консультации и постоянно напоминать о последовательности действий, то за эту сложность в результате платит инициатор документооборота.
Идеальный сервис должен быть максимально прост. Контрагент должен быстро авторизоваться, интуитивно понять интерфейс, загрузить или сформировать документ, подписать его и отправить.
Компания представит новый вебсервис Medoc ЭДО. Что это за решение и какую проблему оно закрывает?
Это следующий логический шаг в развитии Medoc ЭДО. Новый вебсервис расширяет экосистему Medoc удобным онлайн-решением, позволяющим подключить к электронному документообороту всю команду — не только бухгалтерию.
Вебсервис может работать как отдельная легкая система, не требующая сложных настроек и интеграций. Пользователю достаточно авторизоваться, иметь электронную подпись и обмениваться документами.
В то же время, Medoc ЭДО решает и комплексные задачи, поскольку вебсервис автоматически синхронизирован с десктопным решением Medoc ЭДО.
Это важно для разграничения ролей внутри компании. К примеру, бухгалтер может не хотеть предоставлять менеджерам доступ к системе, где хранится первичная документация, налоговые накладные и другая чувствительная информация.
В таком случае менеджеры и юристы могут работать с документами в вебверсии, а бухгалтер получать согласованные документы в Medoc ЭДО и продолжать их обработку.
Системы не нуждаются в дополнительных интеграциях для синхронизации документов между вебом и рабочим столом.
Чем подход Medoc EDO отличается от других сервисов?
Большинство провайдеров предлагают бизнесу полностью перейти к их среде. Мы смотрим на это по-другому.
Мы не предлагаем бухгалтерам или другим сотрудникам отказываться от системы, к которой они уже привыкли. Напротив, наша цель — максимально использовать возможности электронного документооборота, уже работающего в компании, и объединить все процессы в один контур.
Бухгалтер продолжает работать в Medoc ЭДО, а менеджеры, юристы и другие сотрудники получают удобный веб-инструмент для обмена документами.
В результате у компании есть единая экосистема, где все процессы синхронизированы между работниками.
Для кого создана вебверсия Medoc ЭДО?
Мы видим два основных сценария использования.
Первый – самостоятельный вебсервис для малого и среднего бизнеса, которому необходим простой и доступный инструмент для электронного документооборота.
Второй – комплексная экосистема для среднего и крупного бизнеса, где разные категории работников выполняют свои задачи в пределах одной среды.
Десктопная версия Medoc ЭДО остается мощным инструментом для бухгалтеров, руководителей и работников, ответственных за автоматизацию бизнеса. Вебверсия продолжает ее возможности и позволяет подключить других сотрудников к электронному документообороту без доступа к чувствительной бухгалтерской информации.
Какую экономию бизнес получает от единой экосистемы?
Прежде всего, это отказ от переплаты за несколько сервисов одновременно.
Кроме того, важно правильно масштабировать документооборот. Когда компания растет, увеличивается количество договоров, счетов, коммерческих предложений и актов.
Но масштабирование не должно означать увеличения количества сервисов, тарифов, интеграций, служб поддержки и сценариев обучения работников.
Задача состоит в том, чтобы компания могла обрабатывать большее количество документов в рамках единой среды и не подстраиваться каждый раз под нового контрагента.
Как бизнесу проверить, действительно ли ЭДО экономит средства?
Прежде всего, стоит задать себе несколько вопросов.
Сколько стоит тариф или лицензия? Сколько времени сотрудники тратят на поиск одного документа? Сколько раз один и тот же документ открывают разные люди? Сколько услуг использует компания? Сколько времени нужно потратить на обучение нового работника или контрагента?
Если ответы не удовлетворяют бизнес, то стоит пересмотреть не только тариф, но и сами процессы.
Самый ценный ресурс сегодня – это время. Именно его стоимость следует учитывать, оценивая эффективность электронного документооборота.
Электронный документооборот как часть масштабирования бизнеса
Medoc ЭДО не должно усложнять работу компании, а обеспечивать ее рост.
Когда документы хранятся в единой системе, работники не дублируют процессы, а контрагентам не нужно каждый раз овладевать новыми сервисами — бизнес экономит не только на тарифах. Он сокращает время на согласование документов, уменьшает количество ошибок и упрощает масштабирование.
Эффективный электронный документооборот – это не просто отказ от бумаги. Это правильно построенная цифровая система, объединяющая бухгалтеров, менеджеров, юристов, руководителей и контрагентов в одной среде.
Акция ко Дню бухгалтера
Ко Дню бухгалтера Medoc ЭДО проводит акцию для пользователей нового веб-сервиса.
Работайте с электронными документами онлайн, отправляйте их контрагентам через вебсервис Medoc EDO и участвуйте в розыгрыше подарков.
Среди подарков:
- сертификаты BROCARD номиналом 5000 грн;
- мультипечи;
- работы-пылесосы;
- главный подарок – Apple Watch.
Акция проходит с 16 июля по 31 августа 2026 года включительно.
Больше деталей по ссылке.
Подписывайтесь на Первый Бизнесовий в Telegram и Facebook и читайте самые важные и свежие новости первыми!
Лента новостей 
