Як мотивувати працівників використовувати ЕДО (електронний документообіг) та підписувати понад 3000 документів онлайн, навіть не маючи офісу, розповідає адміністративна директорка Юліанна Чорна.
Лифт Юкрейн – частина американської компанії, яка відкрилася в Україні у 2021-му. Спочатку у нас навіть не було офісу. Понад 150 людей працювали віддалено з різних куточків країни. І якщо до повномасштабного вторгнення ми ще могли відправляти документи поштою, то після 24 лютого це стало складніше. Багато партнерів перебували за кордоном. Тому потрібне було швидке та оптимальне рішення.
Які проблеми виникали під час впровадження ЕДО?
Спершу ми на свій страх та ризик почали підписувати кадрові документи. Доволі серйозний виклик – зробити усім працівникам електронні цифрові підписи. Але Вчасно.КЕПи стали для нас вирішення проблеми. Ми дали чіткі інструкції нашим колегам, і менш ніж за місяць випустили усім ключі. А контрагенти і так уже з ними працювали. То ж станом на зараз весь документообіг в компанії – електронний. Так ми стали однією з перших компаній, які отримали погодження політики використання ЕДО на підприємстві від державного архіву.
Звісно, не всі змогли одразу ж пристосуватися до нових технологій. Ми детально пояснювали законодавчу базу, писали чіткі інструкції з користування електронними підписами, розповідали, як і де можна зробити ключі. І з часом люди розуміли, що це дійсно швидко та зручно. Допомагали також служба підтримки і зручний інтерфейс сервісу. Адже коли заходиш у “Вчасно” досить легко інтуїтивно зрозуміти, що й де потрібно натиснути.
Окрім цього, ми створили чат-бот на базі Slack, який нагадує про те, що потрібно поставити підпис. Згодом усі співробітники щиро зраділи, що більше не потрібно друкувати паперові документи та нести їх на пошту.
Що ми отримали?
За рік ми підписуємо понад 3500 електронних документів. З таким обсяг вже відчули ефективність, яку отримує бізнес завдяки ЕДО. Нам вдалося перевести в онлайн 95% документів та зекономити близько мільйони гривень.
Швидкість. Ми зекономили час, який витрачається на підготовку, друк, відправлення та отримання паперових документів. В ЕДО ми використовуємо сценарії, то ж багато шаблонів генерується автоматично. Тепер цей процес пришвидшився удесятеро. Таким чином наші співробітники отримують більше можливостей для творчих та креативних задач.
Мінімізація помилок. Досить часто автоматичні бізнес-процеси дозволяють мінімізувати людський фактор та уникнути деяких неточностей.
Відсутність привʼязки до локації. Багато співробітників та партнерів перебувають у різних куточках України. А ЕДО дозволяє працювати з будь-якої точки світу, де є інтернет.
Лифт – це бізнес, який прагне використовувати найсучасніші технології та штучний інтелект. Зараз ми виконали план щодо діджиталізації та впровадження ЕДО в Україні. Будемо далі автоматизувати бізнес-процеси, адже це економить час та дозволяє компанії працювати ефективніше.
Підписуйтесь на Перший Бізнесовий в Telegram і Facebook і читайте найважливіші і найсвіжіші новини першими!
Стрічка новин 
