Майже без жодного роздрукованого документа: як одній з найбільших ІТ-шкіл вдається максимально автоматизовувати процеси

Поділитися:

Hillel IT School підписують у “Вчасно” навіть інструктажі з питань охорони праці, цивільного захисту, пожежної безпеки та дій у надзвичайних ситуаціях. Таким чином “під електронний ключ” потрапляє майже 97 відсотків всього документообороту в компанії. А понад 600 викладачів, співробітників та партнерів компанії отримують швидку, зручну та результативну комунікації замість бюрократичної тяганини. Як вдалось пришвидшити бізнес-процеси вдесятеро та заощадити півмільйона гривень лише за минулий рік розповідає Вікторія Слободянюк, фінансова директорка Hillel IT School.

П’ять хвилин замість 4 днів на підписання документів.  Множимо на понад 450 матеріалів на місяць, –  і погодьтесь,  виходить немала сума заощадженого часу усім учасникам цього процесу. Чималою сумою виходить і сам чек зекономлених коштів – близько 500 тис. грн.   Це лише вартість кур’єрської доставки та друку матеріалів. Найголовнішим все ж таки зекономленим ресурсом назву визволення людського потенціалу від рутинної роботи.

У 2023 році Hillel IT School стала першою компанією в Одесі, яка перевела в електронний вид усі журнали з пожежної безпеки та охорони праці.

Як це зробили?

Перед тим, як розпочати процес перенесення документів до електронного документообігу, ми звернулися до нашої компанії, яка займається питаннями пожежної безпеки. Ми всі розуміли, що цей кейс буде для обох сторін чимось новим. Подібного не реалізовував ніхто з інших компаній-замовників Одеси. Ми пояснили всі принципи роботи електронного документообороту у “Вчасно” та обговорили всі нюанси щодо того, як наші співробітники будуть ознайомлюватися з інструкціями, і як вони будуть підписувати документи за допомогою електронного цифрового підпису (ЕЦП). Процес подібного кейсу не суперечить законодавству, а значить цілком реальний та можливий.

І це лише один з кейсів цифровізації в Hillel IT School.

Ми почали впроваджувати ЕДО ще у 2021 році. Кроків, як і етапів, було чимало. Серед перших – ми повністю відмовилися від паперових чеків і почали використовувати електронні каси. Також діяли за чітким планом: спершу перевели у новий ритм електронної взаємодії замовників, далі – постачальників, після цього – наших співробітників та викладачів. Наступним етапом ми провели інтеграцію “Вчасно” з нашою внутрішньою системою. Це значно зменшило кількість годин, витрачених на підготовку документів, замість  2-3 годин на день до 5 хвилин.

Для наших працівників ми записали спеціальну інструкцію. Також створили гайд для нових співробітників: коли приходить людина, вона сама реєструється, надсилає диплом, паспорт та код.Підписує, відправляє нам, ми зі свого боку створюємо трудовий договір.  Тобто, влаштуватися на роботу можна просто за допомогою персонального телефона та ноутбука. За таким же принципом працюють й інші кадрові документи: накази, відпустки, відрядження.

Які проблеми виникали?

Деякі постачальники не хотіли прощатися зі старою і вже такою звичною для них системою – колообіг друкованих папірців. Але коли почалися активні бойові дії у 2022, всі зрозуміли, що ЕДО – оптимальне рішення для продовження роботи. У нас все ще залишається близько 3% постачальників та бухгалтерів, які не хочуть переходити у цей формат роботи. Але з кожним днем ця кількість зменшується.

Наші ж працівники реагували на електронний документообіг як на можливість спростити собі життя та працювати віддалено. Для ще більшої зручності, у нас ще налаштовано сповіщення на емейл, щоб людина бачила “коли їй потрібно підписати” документ. Тобто їм не потрібно сидіти у “Вчасно” постійно та відстежувати наявність документів.

Щодо замовників, у нас була проблема з великою кількістю непідписаних документів. Ми вирішили це, створивши реєстр замовників за місяцями, в якому ми отримуємо статус. Якщо документ не підписаний, то автоматично на пошту замовника відправляється лист з проханням підписати документ.

Який результат ми отримали?

Економія часу. Якщо раніше процес підписання договорів займав мінімум 4 дні, то тепер ця процедура здійснюється за кілька хвилин. Швидкість підписання договорів збільшилася у 10 разів, перетворивши колись тривалий процес на миттєву та ефективну дію. Зручне погодження угод, що сприяє підвищенню продуктивності.

Визволення часу від монотонних та енергозатратних задач. За допомогою електронного сервісу люди отримали більше часу для креативних завдань.

Заощадження коштів. Впровадження  ЕДО призвело  до значних економічних заощаджень за рахунок зменшення витрат на папір, друкування, кур’єрську доставку. Загалом, впровадження ЕДО суттєво зменшили витрати компанії  понад 500 тис. грн на рік.

Переконана, що це не фінальна межа результатів використання електронного документообороту. І ми точно будемо продовжувати автоматизувати всі наші процеси, бо сьогодні без цього ніяк.

Підписуйтесь на Перший Бізнесовий в Telegram і Facebook і читайте найважливіші і найсвіжіші новини першими!

Читайте також
28 Травня 2024 року - 19:42
Як мотивувати працівників використовувати ЕДО (електронний документообіг) та підписувати понад...
26 Травня 2024 року - 21:22
Влада в Україні має намір завдати рішучого удару по тіньовій...
23 Травня 2024 року - 13:57
У 2014 році, а можливо і раніше, в Україні з'явилося...
21 Травня 2024 року - 11:43
У Міжнародний день музеїв, який відмічають щорічно 18 травня, у...