Завдяки автоматизації та електронному документообігу (ЕДО) компанія “Укртелеком” збільшила швидкість бізнес-процесів від трьох до пʼяти разів. Як все налаштувати та при цьому економити близько мільйона гривень щомісяця розповідає Заступник Генерального директора з інформаційних технологій Голіцин Павло.
Швидкість та масштаби збільшуються – відповіддю стає автоматизація
Електронний документообіг у нас впроваджувався не революційним, а еволюційним шляхом. “Укртелеком” – компанія досить велика, ми розподілені по всій країні. І цей масштаб зумовлює багато складних бізнес-процесів. Оскільки швидкість та масштаби збільшуються, нам потрібно на це реагувати. І відповіддю стала саме автоматизація. Ми почали працювати з ЕДО з 2015 року, тобто це – не новий проєкт, але послуга постійно видозмінюється, розвивається і продовжує розвиватися. У нас є багато планів на майбутнє.
Епідемія коронавірусу та повномасштабне вторгнення ще більше пришвидшили діджиталізацію. Адже можливість працювати віддалено та підписувати документи онлайн допомогла не втратити чимало часу, ресурсів та можливості продовжувати працювати.
На перших етапах був невеликий супротив
Виходячи з мого досвіду, жодна діджитал-трансформація спочатку не приймається виконавцями. Тому на перших етапах був невеликий супротив. Зараз ми впроваджуємо розширені можливості ЕДО, але супротив все ще лишається. Здавалось би, 2024 рік, але ж постійно то у одного, то в іншого замовника з’являються якісь питання скепсис, недовіра. Тому ми постійно пояснюємо та показуємо ефективність того, що робимо. Це постійний процес, до якого ми звикли. І з часом він дає все більше лояльних до цифровізації людей.
Переваги ЕДО
Швидкість. Ми пришвидшили підписання документів з 7-10 днів в паперовому вигляді до 1-2 – в електронному. Зараз в ЕДО понад тридцять видів документів. І кожен документ – це частина якогось бізнес-процесу. Таке пришвидшення від трьох до інколи п’яти разів – це досить серйозний позитивний вплив на компанію.
Економія коштів. Ще одна перевага – зменшення витрат на пересилку та друк паперових документів, від яких ми позбулися. Щомісяця економимо до мільйона гривень.
Як обрати провайдера?
При виборі провайдера надзвичайно важлива наявність широкого функціоналу, можливість кастимізувати його під потреби конкретного клієнта. Адже два схожих бізнеси можуть бути схожими лише зовні. Не менш важливими є стабільність, надійність, гарна підтримка самого технологічного рішення. І,звісно, ознака хорошого провайдера – орієнтована на результат команда та служба підтримки.
Хочемо впровадити технології штучного інтелекту
Зараз у нас два вектори розвитку. Перший – це збільшення зовнішніх типів документу в обігу. Ми хочемо більше працювати в ЕДО з нашими контрагентами. Другий вектор – підключення всього, що залишилося на папері, в цифровий формат. Ми хочемо впровадити технології штучного інтелекту, щоб звільнити час співробітників для більш творчої роботи.
Кому потрібно цифровізувати бізнес вже зараз?
Якщо бізнес планує збільшення масштабу, то цифровізація повинна бути закладена в стратегію. Тобто спочатку треба відцифрувати і діджиталізувати всі процеси, які будуть все сильніше і сильніше впливати на бізнес, а потім вже збільшувати масштаб, не маючи цього негативного впливу.
До цифровізації бізнесу слід ставитися не як до проєкту, який має початок і кінець, а як до безперервного процесу. Чим швидше компанія зростає, тим більше їй потрібні діджитал-технології. Без цього будь-який бізнес не може конкурувати на ринку.
Підписуйтесь на Перший Бізнесовий в Telegram і Facebook і читайте найважливіші і найсвіжіші новини першими!
Стрічка новин 
