Обмінюватися паперовими документами в масштабах одного магазину та одного постачальника — складно. А коли мова йде про мережі-гіганти: оперативно обробляти замовлення, постачати товари, вчасно отримувати виплати та звітні документи в папері — взагалі стає нереально. Зрозуміло й те, що перевести в електронний вид документи маленької компанії нескладно, а ось чи реально це зробити швидко в мережі супермаркетів, розповідають Олександр Кустреюк — керівник проєкту «Вчасно.EDI» та Сергій Галаса — IT-директор мережі UltraMarket.
Як і чому UltraMarket почав впроваджувати EDI
Електронний документообіг (ЕДО) ми почали впроваджувати з бухгалтерії та юридичного департаменту 1,5 роки тому. Головним завданням було зменшення паперів у компанії.
Спершу ми склали чіткий план цифровізації та призначили відповідальних. Після цього перевели договори та акти звірки, а далі вже почали роботу над системою EDI та оптимізацією роботи з документами. Насамкінець запустили в мережі цифрову заявку для постачальників. Вже одразу стало зрозуміло, що сервіс потрібно впроваджувати негайно, адже він дозволяє пришвидшити роботу та зекономити кошти.
ТОП-4 переваги EDI-сервісу
Швидкість передачі інформації
Наприклад, якщо виникла потреба замінити накладну у паперовому вигляді, задіюється велика кількість інструментів та ресурсів: друк, відправка кур’єром, час очікування. В той час, як відправити електронну видаткову накладну займає декілька секунд. Тобто, поки водій ще в дорозі до складу – у вас вже підписані всі документи.Всі мережі в Україні інтегровані та працюють у своїх облікових системах. Для постачальників може бути такий же сценарій завдяки готовим інтеграційним модулям.
Компактність архіву — документи не потрібно зберігати на величезних складах, які можуть займати сотні квадратних метрів. Відповідно, процес не вимагає залучення десятків працівників.
Єдиний стандарт обміну документами з усіма постачальниками. При цьому зменшується кількість помилок, завдяки чіткій структурі даних. Також додається можливість більш глибоко аналізувати “недопоставки”. Від самого замовлення до реєстрації податкової накладної, ще є три проміжні документи, які з’являються у момент перевірки залишків на складі, відвантаження та приймання. Тобто, на кожному з цих етапів є можливість в системі EDI перевірити збої в логістиці чи проблеми на складі.
Економія ресурсів: час працівників = гроші компанії
На початку впровадження EDI ми робили акцент на зручності для працівників. Ми звільнили час операціоністів, які вводять накладні для роботи в нашій системі, для більш важливих задач. Ми зрозуміли, що завдяки EDI, будемо бачити документи ще до того, як приїде товар. В той час, як з паперовими документами інакше: вже приїхала машина, а ми стоїмо розбираємось, що замовляли і де документи.
Більше того, якщо правильно порахувати, то за умови підключення всіх постачальників до системи EDI та цифровізації обміну первинними документами, замовленнями, поверненнями — ми можемо звільнити час персоналу на 20-30%. Мова не про скорочення загалом, а про перенаправлення та оптимізацію робочого часу.
Що з цифровізацією ТТН?
Ще одним важливим кроком вперед є цифровізація товарно-транспортних накладних(ТТН). Коли ми говоримо про еТТН, то розуміємо, що всі інші документи були створені та підписані в електронному вигляді. Інакше, доведеться велику кількість часу витрачати на звірку з паперовим варіантом. Тому, важливо все робити поетапно:
- цифровізування прихід/розхід, акти звірки та інші
- інтегрувати всі бізнес-процеси з вашою обліковою системою
- перевести максимальну кількість постачальників в ЕДО та EDI
- перейти до впровадження еТТН
В Україні на жаль, немає чіткого затвердженого стандарту, якою має бути накладна. Тому велика частина роздрібної торгівлі все ще продовжують використовувати різні типи: прибуткові накладні, товарні накладні та вибуткові.
В Ultramarket накладну створює той, хто відвантажує товар. Далі ми підписуємо її зі свого боку, у випадку розбіжностей створюємо відповідний акт. З досвіду, знаємо що різні форми господарювання створюють різні типи накладних. Для нас принципово, щоб всі постачальники працювали в єдиній системі, щоб ми мали змогу отримувати єдині дані. Це дозволяє економити час на перенесення інформації з паперових документів в систему.
Підписуйтесь на Перший Бізнесовий в Telegram і Facebook і читайте найважливіші і найсвіжіші новини першими!
Стрічка новин 
