Электронные документы давно стали частью бизнес-практики: счета, акты, договоры посылают онлайн вместо бумажных копий. Но, несмотря на это, у многих предпринимателей, бухгалтеров или даже юристов остается сомнение: «А имеет ли такой документ юридическую силу? Примет ли его налоговая или суд? И главное, как подписать электронный документ, чтобы он был полностью законным?».
В этой статье разберемся, что делает электронный документ полноценным и законным в Украине.
Что такое юридическая сила документа — простыми словами
Юридическая сила означает, что документ может подтвердить права, обязанности и факты в официальном правоотношении.
Например:
- договор подтверждает договоренности между сторонами,
- акт выполненных работ — факт предоставления услуг,
- счет или накладная – основание для оплаты и бухгалтерского учета.
Если документ имеет юридическую силу, то его принимают суды, контролирующие органы, аудиторы.
Что говорит закон
В Украине действует Закон «Об электронных документах и электронном документообороте». Он определяет:
- электронный документ имеет такую же юридическую силу, как и бумажный;
- он может быть использован в суде или налоговом уровне с бумажными копиями;
- обязательное условие – возможность проверить его целостность и подлинность.
То есть ключевое — не форма (бумага или PDF), а наличие подписи, подтверждающей, кто создал документ и что она не была изменена.
Роль КЭП (квалифицированной электронной подписи)
Именно КЭП (квалифицированная электронная подпись) делает электронный документ полноценным.
- КЭП приравнен к собственноручной подписи и печати.
- Он гарантирует, что документ не изменялся после подписания.
- С помощью КЭП можно однозначно установить, кто подписал документ.
Без КЭП электронный файл может быть только «черновиком», но не полноценным юридическим документом.
Принимают ли электронные документы в суде, налоговой, аудите
Да, и это уже практика:
- Суды принимают электронные договоры и акты, если они подписаны КЭП.
- Налоговая признает электронные накладные, отчеты, акты — они давно подаются только онлайн.
- Аудиторы также работают с ЭДО, поскольку система позволяет проверять подлинность подписей и целостность файлов.
Важно: если в процессе сомнения, любой электронный документ можно проверить в онлайн-сервисах проверки подписей.
- Как обеспечить юридическую силу документов в бизнесе
- Используйте КЭП для подписания ключевых документов.
- Сохраняйте документы в системах электронного документооборота, где они защищены от изменений.
- Проверяйте подписи контрагентов во избежание рисков.
- Научите команду правильно работать с ЭДО – это избавит от ошибок и недоразумений.
Вывод
Электронный документ – это не «альтернатива на случай удобства», а полноценный юридический инструмент. Он имеет такую же силу как бумажный, если подписан КЭП и хранится в защищенной системе.
Так что вопрос «А примет ли его суд или налоговая?»можно закрывать уверенным ответом: да, примет. Главное — использовать правильный инструмент и придерживаться базовых требований законодательства.
Подписывайтесь на Первый Бизнесовий в Telegram и Facebook и читайте самые важные и свежие новости первыми!
Лента новостей 
