У Державному університеті “Київський авіаційний інститут” ще донедавна майже всі документи були паперовими. Студенти несли заяви до деканату, викладачі ставили підписи на роздруківках. Між корпусами — іноді з іншого кінця кампусу — передавали накази й розпорядження. Сьогодні ситуація зовсім інша: цифрові сервіси щомісяця обробляють понад тисячу документів, завдяки чому університет заощадив вже понад 4 мільйони гривень. Цифровізація як явище поширюється не лише в бізнесі — в освіті ці процеси також набирають обертів. Це історія про те, як великий державний університет поступово, але впевнено переходить у цифру — і що з цього виходить.
Старт із тисячі підписів
Перший крок до електронного документообігу в КАІ зробили влітку 2024 року, під час вступної кампанії. Саме тоді університет вперше використав сервіс Вчасно для підписання договорів про навчання. Із початку запуску було підписано близько 1000 документів зі вступниками та їхніми батьками.
Цей досвід став поштовхом до системних змін. Уже з вересня університет почав поступово переводити внутрішні й зовнішні документи в електронну форму.
Що саме перейшло в цифру?
Серед внутрішніх документів, які тепер створюються й підписуються онлайн — накази, службові записки, положення, посадові інструкції.
Із зовнішніх — договори зі студентами, орендарями, акти виконаних робіт, заяви, листи, додаткові угоди, а також дипломні роботи. У 2024–2025 навчальному році у Вчасно вже було підписано понад 1500 дипломів — кожен з кількома підписантами.
Складнощі? Так, але не там, де очікували
Цифровізація університету відбувалася поступово — і при цьому не зовсім так, як очікували. Категоричного спротиву не було ніде, але швидкість переходу в «цифру» помітно різнилася між підрозділами.
Найпершими та найактивнішими стали факультети. Вони швидко оцінили переваги електронного документообігу: через віддаленість від головного корпусу погодження паперових документів займало надто багато часу й зусиль. Тому діджиталізація стала логічним рішенням цієї проблеми.
Натомість адміністративні підрозділи — відділи, управління — спочатку рухалися повільніше. Поки був вибір між папером і цифрою, частіше обирався папір. Усі погоджувачі були під рукою, у тому ж корпусі — достатньо було піднятися на кілька поверхів.
Найпізніше в процес включились документи, пов’язані з кадрами та бухгалтерією. Причина зрозуміла — паралельно відбувалося впровадження ERP-системи, і навантаження на ці відділи й без того було чимале. Їм дали час на адаптацію, і з часом вони також перейшли на новий формат. З моменту, коли електронний формат став обовʼязковим, поступово до процесу цифровізації університету підключилися всі — і ніхто не просив «давайте по-старому».
Скільки документів і яка економія
У середньому щомісяця в системі обробляється 1000–1500 документів — це без урахування додаткових угод. А таких угод через реорганізацію університету довелося підписати понад 20 000.
Це дало реальні результати:
– Заощаджено понад 4 мільйони гривень
– Збережено 50 дерев та понад 20 000 літрів води **
**За методикою підрахунку “Вчасно”
Швидше, простіше, зручніше
Цифрові сервіси значно спростили логістику: раніше доставка документів між корпусами займала від 20 хвилин, тепер документ потрапляє до погоджувача миттєво.
Зміни відчули і контрагенти. Спершу це були орендарі — ті, хто щомісяця укладає договори, отримує рахунки й підписує акти. Згодом до електронного обміну долучилися й інші. Часто було достатньо один раз пояснити, як працює підпис — і далі партнери вже підписували документи самостійно.
А як студенти?
Опір з боку студентів був мінімальним. Більшість із них уже мали досвід використання КЕП під час вступу, а можливість подати заяву чи підписати диплом без візиту в університет лише спростила життя.
Що далі?
Цифровізація в КАІ не зупиняється на етапі “заміни паперу”. Наступні кроки — це повне впровадження ERP, CRM та системи менеджменту освітнього процесу. Університет також працює над інтеграцією сервісів і створенням внутрішньої документації, яка дозволить підтримувати порядок в системі навіть у випадку зміни команди.
Цифровізація тут іде поетапно:
- Перехід з паперу в цифру
- Оптимізація процесів
- Цифрова трансформація — повна перебудова культури взаємодії
Менше паперу — більше часу на головне
Завдяки цифровим сервісам викладачі менше часу витрачають на підписи й погодження, а більше — на навчання, дослідження і менторство. Студенти — на стартапи, а не на заяви від руки. Адміністрація — на розвиток, а не на теки паперів.
Університет, який донедавна мав кілька невдалих спроб переходу в цифру, сьогодні не просто працює в електронному форматі, а показує: навіть велика державна структура може змінюватися — якщо це спрощує життя людям.
Підписуйтесь на Перший Бізнесовий в Telegram і Facebook і читайте найважливіші і найсвіжіші новини першими!
Стрічка новин 
