Университет в смартфоне: опыт цифровой трансформации КАИ

В Государственном университете «Киевский авиационный институт» еще недавно почти все документы были бумажными. Студенты несли заявления в деканат, преподаватели ставили подписи на распечатках. Между корпусами, иногда с другого конца кампуса, передавали приказы и распоряжения. Сегодня ситуация совсем другая: цифровые сервисы ежемесячно обрабатывают более тысячи документов, благодаря чему университет сэкономил уже более 4 миллионов гривен. Цифровизация как явление распространяется не только в бизнесе — в образовании эти процессы также набирают обороты. Это история о том, как большой государственный университет постепенно, но уверенно переходит в цифру и что из этого следует.

Старт с тысячи подписей

Первый шаг к электронному документообороту в КАИ сделали летом 2024 года во время вступительной кампании. Именно тогда университет впервые использовал сервис для подписания договоров об обучении. С начала запуска было подписано около 1000 документов с поступающими и их родителями.

Этот опыт стал толчком к системным изменениям. Уже с сентября университет начал постепенно переводить внутренние и внешние документы в электронную форму.

Что же перешло в цифру?

Среди внутренних документов, которые теперь создаются и подписываются онлайн, — приказы, служебные записки, положения, должностные инструкции.

По внешним — договоры со студентами, арендаторами, акты выполненных работ, заявления, письма, дополнительные соглашения, а также дипломные работы. В 2024–2025 учебном году во время уже было подписано более 1500 дипломов — каждый с несколькими подписантами.

Сложности? Да, но не там, где ожидали

Цифровизация университета происходила постепенно – и при этом не совсем так, как ожидалось. Категорического сопротивления не было нигде, но скорость перехода в «цифру» заметно разнилась между подразделениями.

Самыми первыми и активными стали факультеты. Они быстро оценили преимущества электронного документооборота: из-за удаленности от главного корпуса согласование бумажных документов занимало слишком много времени и усилий. Поэтому диджитализация стала логическим решением этой проблемы.

А административные подразделения — отделы, управления — сначала двигались медленнее. Пока был выбор между бумагой и цифрой, чаще выбиралась бумага. Все согласители были под рукой, в том же корпусе достаточно было подняться на несколько этажей.

Позднее в процесс включились документы, связанные с кадрами и бухгалтерией. Причина ясна — параллельно происходило внедрение ERP-системы, и нагрузка на эти отделы и так была немалая. Им дали время на адаптацию, и со временем они тоже перешли на новый формат. С момента, когда электронный формат стал обязательным, постепенно к процессу цифровизации университета подключились все и никто не просил «давайте по старинке».

Сколько документов и какая экономия

В среднем ежемесячно в системе обрабатывается 1000–1500 документов без учета дополнительных соглашений. А таких соглашений по реорганизации университета пришлось подписать более 20 000.

Это дало реальные результаты:
– Сэкономлено более 4 миллионов гривен
– Сохранено 50 деревьев и более 20 000 литров воды**

**По методике подсчета “Вовремя”

Быстрее, проще, удобнее

Цифровые сервисы значительно упростили логистику: раньше доставка документов между корпусами занимала от 20 минут, теперь документ попадает в согласитель мгновенно.

Изменения почувствовали и контрагенты. Сначала это были арендаторы — ежемесячно заключающие договоры, получающие счета и подписывающие акты. Впоследствии к электронному обмену подключились и другие. Часто было достаточно раз объяснить, как работает подпись — и дальше партнеры уже подписывали документы самостоятельно.

А как студенты?

Сопротивление со стороны студентов было минимальным. Большинство из них уже имели опыт использования КЭП при поступлении, а возможность подать заявление или подписать диплом без визита в университет только упростила жизнь.

Что дальше?

Цифровизация в КАИ не останавливается на этапе «замены бумаги». Следующие шаги – это полное внедрение ERP, CRM и системы менеджмента образовательного процесса. Университет работает над интеграцией сервисов и созданием внутренней документации, которая позволит поддерживать порядок в системе даже в случае смены команды.

Цифровизация здесь идет поэтапно:

• Переход из бумаги в цифру
• Оптимизация процессов
• Цифровая трансформация – полная перестройка культуры взаимодействия
• Меньше бумаги – больше времени на главное

Благодаря цифровым сервисам преподаватели меньше времени тратят на подписи и согласования, а больше на обучение, исследования и менторство. Студенты – на стартапы, а не на заявления от руки. Администрация – на развитие, а не на папки бумаг.

Университет, который недавно имел несколько неудачных попыток перехода в цифру, сегодня не просто работает в электронном формате, а показывает: даже большая государственная структура может меняться — если это упрощает жизнь людям.