Без офиса и лишних затрат: как «Лифт Юкрейн» автоматизирует бизнес-процессы

Как мотивировать работников использовать ЭДО (электронный документооборот) и подписывать более 3000 документов онлайн, даже без офиса, рассказывает административный директор Юлианна Черная.

Лифт Юкрейн – часть американской компании, которая открылась в Украине в 2021-м. Поначалу у нас даже не было офиса. Более 150 человек работали удаленно из разных уголков страны. И если до полномасштабного вторжения мы могли отправлять документы по почте, то после 24 февраля это стало сложнее. Многие партнеры находились за границей. Поэтому требовалось быстрое и оптимальное решение.

Какие проблемы возникали при внедрении ЭДО?

Сначала на свой страх и риск начали подписывать кадровые документы. Достаточно серьезный вызов – сделать всем работникам электронные цифровые подписи. Но вовремя. Кэпы стали для нас решения проблемы. Мы дали четкие инструкции нашим коллегам, и менее чем через месяц выпустили всем ключи. А контрагенты и так уже работали с ними. Так что на сегодня весь документооборот в компании — электронный. Так мы стали одной из первых компаний, получивших согласование политики использования ЭДО на предприятии от государственного архива.

Конечно, не все смогли сразу приспособиться к новым технологиям. Мы подробно объясняли законодательную базу, писали четкие инструкции по пользованию электронными подписями, рассказывали, как и где можно сделать ключи. И со временем люди понимали, что это действительно быстро и удобно. Помогали также служба поддержки и удобный сервисный интерфейс. Ведь когда заходишь в «Вовремя» достаточно легко интуитивно понять, что и где нужно нажать.

Кроме того, мы создали чат-бот на базе Slack, который напоминает о том, что нужно поставить подпись. Со временем все сотрудники искренне обрадовались, что больше не нужно печатать бумажные документы и нести их на почту.

Что мы получили?

В год мы подписываем более 3500 электронных документов. С таким объемом уже почувствовали эффективность, которую получает бизнес благодаря ЭДО. Нам удалось перевести в онлайн 95% документов и сэкономить около миллиона гривен.

Быстрота. Мы сэкономили время, которое тратится на подготовку, печать, отправку и получение бумажных документов. В ЭДО мы используем сценарии, поэтому много шаблонов генерируется автоматически. Теперь этот процесс ускорился в десять раз. Таким образом, наши сотрудники получают больше возможностей для творческих и креативных задач.

Минимизация ошибок. Часто автоматические бизнес-процессы позволяют минимизировать человеческий фактор и избежать некоторых неточностей.

Отсутствие привязки к локации. Многие сотрудники и партнеры находятся в разных уголках Украины. А ЭДО позволяет работать с любой точки мира, где есть Интернет.

Лифт – это бизнес, который стремится использовать самые современные технологии и искусственный интеллект. Сейчас мы выполнили план диджитализации и внедрения ЭДО в Украине. Будем дальше автоматизировать бизнес-процессы, ведь это экономит время и позволяет компании работать более эффективно.